สลิปเงินเดือน vs. ใบรับรองเงินเดือน เหมือนหรือต่างกันอย่างไร?

สลิปเงินเดือน (Pay Slip) คือ เอกสารที่นายจ้างจัดเตรียมให้กับพนักงานเพื่อใช้แสดงรายละเอียดของรายได้ที่ได้รับในรอบการจ่ายเงินค่าตอบแทนรอบนั้น ๆ รวมถึงใช้แสดงรายละเอียดรายการการหักเงิน และข้อมูลทางการเงินอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องสำหรับงวดการจ่ายเงินที่กำหนดในแต่ละรอบตามที่บริษัทหรือหน่วยงานที่พนักงานสังกัดอยู่กำหนด

ข้อมูลที่แสดงในเอกสารเงินเดือนโดยทั่วไป จะแสดงข้อมูลทางการเงินเบื้องต้นที่เกี่ยวข้องกับรายการเบิกจ่าย หรือรายการหักเงินค่าตอบแทนของพนักงานตามรอบการจ่ายเงินค่าตอบแทนที่บริษัทหรือหน่วยงานเป็นผู้กำหนด มีรายการดังต่อไปนี้

ข้อมูลพนักงาน

สลิปเงินเดือนจะเริ่มต้นด้วยรายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตัวพนักงาน เช่น ชื่อ นามสกุล รหัสหรือหมายเลขพนักงาน แผนก และระยะเวลาของสลิปนั้น ๆ เช่น รายเดือน หรือรายสัปดาห์

รายได้

ส่วนแสดงรายได้ของพนักงานจะแสดงรายการรายได้และรายการหักเงินภายในงวดการจ่ายที่กำหนด ประกอบด้วย เงินเดือน เงินรายวัน หรือเงินรายได้ต่อชั่วโมงการทำงาน ตลอดจนค่าตอบแทนเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชัน หรือส่วนต่างกะ ซึ่งการจ่ายค่าตอบแทนพนักงานจะคำนวณจากรายการสรุปรายได้ข้างต้น

รายการหักเงิน

ส่วนแสดงรายการหักเงินจะเป็นส่วนแสดงรายการและจำนวนเงินที่หักจากรายได้ที่ต้องได้รับตามรอบการเบิกจ่ายค่าตอบแทนรอบนั้น ๆ ตัวอย่างรายการหักเงินในสลิปเงินเดือน ได้แก่ ภาษีเงินได้ เงินสมทบประกันสังคม ประกันสุขภาพ เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Provident Funds) เงินกู้สวัสดิการ เงินกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา (กยศ.) หรือรายการหักเงินตามความสมัครใจหรือภาคบังคับอื่น ๆ ที่ตกลงร่วมกันระหว่างพนักงานและนายจ้าง

ภาษี

ส่วนแสดงรายละเอียดของภาษีหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งหักจากรายได้ของพนักงานตามที่กรมสรรพากรกำหนด โดยพนักงานจะถูกหักเงินไว้ส่วนหนึ่งทันที ณ ตอนที่มีการจ่ายเงิน โดยผู้จ่ายเงินที่จดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล จะต้องหักไว้ก่อนจ่ายค่าจ้างแรงงาน ซึ่งประกอบไปด้วย

1) ค่าจ้างแรงงาน ค่าจ้าง เงินเดือน ไม่ว่าจะจ่ายเป็นรายเดือน รายสัปดาห์ รายวัน รายชั่วโมง หรือรายชิ้น
2) ค่าตอบแทนแรงงานอื่น ๆ เช่น เงินโบนัส ค่าล่วงเวลา เงินพิเศษอื่น ๆ

เบี้ยเลี้ยงและสวัสดิการ

ส่วนแสดงรายละเอียดเบี้ยเลี้ยงและสวัสดิการในสลิปเงินเดือน จะมีแสดงในกรณีที่พนักงานได้เบี้ยเลี้ยงหรือผลประโยชน์ใด ๆ นอกเหนือจากค่าจ้างที่พนักงานได้รับในระหว่างงวดการจ่ายเงิน ตัวอย่างเช่น ค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าโทรศัพท์ ค่าเสื่อมสภาพของรถยนต์ส่วนตัว หรือสวัสดิการอื่น ๆ ที่นายจ้างจัดให้

ยอดการลางาน

สลิปเงินเดือนอาจมีส่วนที่แสดงยอดการลาสะสมของพนักงานแสดงด้วยอยู่เช่นกัน โดยจะแสดงรายการยอดวันลาที่ได้ใช้ไปแล้ว เช่น วันหยุดประจำปี ลาป่วย หรือลากิจธุระส่วนตัว

ยอดสุทธิ

สลิปเงินเดือนส่วนใหญ่มักจะจบท้ายด้วยรายการการจ่ายเงินสุทธิ ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่พนักงานจะได้รับหลังจากการหักเงินและภาษีทั้งหมดถูกหักออกจากค่าจ้างที่ต้องได้รับในรอบจ่ายนั้น ๆ แล้ว ซึ่งเป็นจำนวนเงินสุทธิจริงที่ผู้จ่ายเงินจะฝากเข้าบัญชีธนาคารของพนักงานหรือสั่งจ่ายเป็นเช็คเงินเดือนฉบับจริงเพื่อมอบให้แก่พนักงานต่อไป

ในกรณีที่พนักงานเซ็นสัญญาเพื่อทำงานให้แก่นายจ้างเรียบร้อยแล้ว พนักงานมีสิทธิ์ที่จะได้รับสลิปเพื่อสรุปรายการรายได้หรือรายการหักเงินในแต่ละรอบจ่ายเงินค่าจ้าง ซึ่งมักจะได้รับภายใน1-2 วัน ก่อนหรือหลังรอบจ่ายเงินค่าจ้างตามที่กำหนด อย่างไรก็ตาม สามารถแจ้งขอรับสลิปได้จากนายจ้างหรือแผนกที่รับผิดชอบในการจัดการบัญชีเงินเดือนหรือฝ่ายบุคคล

นายจ้าง

สามารถติดต่อหัวหน้างาน ผู้จัดการ หรือแผนกทรัพยากรบุคคลภายในบริษัท เพื่อสอบถามขั้นตอนการขอรับสลิปเงินเดือน หรือสอบถามถึงหน่วยงานหรือผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดทำเงินเดือนโดยเฉพาะ โดยสามารถส่งอีเมลหรือส่งคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลหรือหัวหน้างานเพื่อขอสำเนาสลิป พร้อมระบุชื่อนามสกุล รหัสพนักงาน และระบุช่วงเวลาที่ต้องการใช้สลิป

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)

แผนกทรัพยากรบุคคลมักมีหน้าที่ดูแลเรื่องการเบิกจ่ายเงินเดือน จัดทำเงินเดือนโดยเฉพาะ ดังนั้น หากต้องการขอรับสลิปเงินเดือนอาจเริ่มต้นจากการติดต่อแผนกทรัพยากรบุคคลและแจ้งว่าต้องการขอสำเนาสลิป

แผนกบัญชีเงินเดือน

แผนกบัญชีของบางบริษัท อาจได้รับหน้าที่เป็นผู้ดูแลเรื่องการเบิกจ่าย และจัดทำสลิป พนักงานจึงอาจสามารถขอสลิปเงินเดือนได้จากหน่วยงานบัญชีและการเงินได้โดยตรงเช่นกัน

ระบบบัญชีเงินเดือนออนไลน์

หลายองค์กรโดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก เริ่มใช้ระบบบัญชีเงินเดือนออนไลน์หรือระบบการจัดการสลิปเงินเดือนและข้อมูลการลาด้วยตัวเอง ทำให้พนักงานสามารถเลือกดาวน์โหลดหรือเข้าถึงสลิปของตนเองได้ทันทีโดยไม่ต้องแจ้งเรื่องผ่านแผนกบุคคล หรือแผนกบัญชีการเงินแต่อย่างใด