ตรวจสอบสถานะกรมธรรม์ เทคนิคจดโน้ตดี ๆ สำหรับสถานการณ์ต่าง ๆ ในการทำงาน
เชื่อว่าคนทำงานต้องเคยได้ยินมาเกี่ยวกับประโยชน์ของการจดบันทึกโดยเรามักจะได้จดบันทึกกันในหลาย ๆ โอกาสทั้งการประชุมหรือการฝึกอบรม วันนี้ JobThai จะขอมาแชร์ไอเดียว่าเราสามารถจดบันทึกอย่างไรได้บ้างในสถานการณ์ที่ต่างกันออกไป เพื่อให้การทำงานของเรานั้นมีประสิทธิภาพที่สูงยิ่งขึ้น ซึ่งวิธีการเหล่านี้สามารถนำไปปรับใช้ได้แม้จะทำงานแบบ Work from Home ก็ตาม
การจดบันทึกจากการประชุมภายในทีม
บ่อยครั้งที่การประชุมภายในทีมเป็นการพูดคุยเพื่อหาทางทำงานและแก้ปัญหาไปด้วยกัน ซึ่งการจดที่จะแนะนำเป็นการจัดลำดับความคิดง่าย ๆ โดยในระหว่างการพูดคุยเราควรจดโน้ตโดยเน้นโฟกัสไปที่ ข้อเท็จจริง /ปัญหา / ผลการตัดสินใจ / ขั้นต่อไป ดังตัวอย่าง
ข้อเท็จจริง: ทางทีมมีโปรเจกต์งานอีเวนต์ใหญ่ที่ต้องดูแล
ปัญหา: เวลาการทำงานค่อนข้างจำกัด
ผลการตัดสินใจ: ต้องแบ่งงานใหญ่ออกเป็นส่วน ๆ ให้พอที่จะทำไหว
ขั้นต่อไป: หัวหน้าทีมนำเข้าที่ประชุมใหญ่เพื่อพูดคุยและแบ่งงานให้กับคนที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ให้คอยจดคำถามระหว่างประชุมและคำตอบเอาไว้เพื่อความชัดเจน เข้าใจตรงกัน
การจดบันทึกในระหว่าง Brainstorming
การ Brainstorm เป็นการนั่งระดมความคิดกันหลาย ๆ คนโดยจะมีไอเดียใหม่ ๆ ผุดขึ้นมาจากคนนู้นคนนี้อยู่เรื่อย ๆ ดังนั้นเราเองก็ต้องจดให้เร็วและเข้าใจง่ายเข้าไว้ ซึ่งรูปแบบการจดจะค่อนข้างอิสระ ไม่ตายตัว ทั้งการจดตัวหนังสือ การวาดภาพสเก็ตช์ง่าย ๆ การแปะภาพในโน้ต (สำหรับคนที่จดใน Smart Device) หรือจะใช้วิธีคลาสสิคอย่าง Mind maps ก็ได้เพราะมันสามารถแตกไอเดียออกไปได้หลาย ๆ ทางและไม่มีเส้นบรรทัดมาจำกัดความคิด
การจดบันทึกจากการพูดคุยแบบตัวต่อตัว
ในการพูดคุยแบบตัวต่อตัว อย่างเช่นการขอคำแนะนำจากหัวหน้า การมีปฏิสัมพันธ์ตอบโต้กับคู่สนทนาเป็นเรื่องสำคัญเพราะฉะนั้นอย่าเอาแต่ก้มหน้าก้มตาจด เพราะมันอาจทำให้เราหลุดโฟกัสจากเนื้อหาการสนทนาไปอยู่ที่การเขียนแทน เราควรฟังจับใจความและจดแต่ประเด็นหลัก ๆ เท่านั้น และถ้าเป็นการคุยหัวข้อที่มีรายละเอียดเยอะ เช่น การรับบรีฟจากลูกค้าอาจขออนุญาตลูกค้าอัดเสียงบทสนทนาเอาไว้เพื่อเอาไว้ฟังย้อนหลัง เราเองจะได้มีสมาธิกับการฟังมากขึ้นด้วย
การจดบันทึกระหว่างการสัมภาษณ์
การสัมภาษณ์ส่วนใหญ่มักจะเป็นการพูดคุยที่ถูกนัดหมายเอาไว้ล่วงหน้า เช่น การสัมภาษณ์งานหรือการสัมภาษณ์ถามความคิดเห็น
ซึ่งคนที่เป็นฝ่ายถามคำถามก็ควรต้องทำการบ้านมาก่อนด้วยการจดคำถามที่ต้องการถามเอาไว้ในสมุด และเมื่อสัมภาษณ์เสร็จก็ลองเช็กดูว่ามีคำถามหรือประเด็นไหนที่เรายังไม่เคลียร์รึเปล่า นอกจากนี้เราอาจเหลือพื้นที่ไว้สำหรับคำถามเพิ่มเติมที่นึกได้ระหว่างการสั
มภาษณ์ด้วยก็ได้
เราสามารถแบ่งหน้ากระดาษสำหรับจดเอาไว้เป็น 2 ส่วน โดยส่วนแรกคือส่วนที่เอาไว้บันทึกแนวทางคำตอบของผู้ให้สัมภาษณ์และอีกส่วนเอาไว้บันทึกสิ่งที่เราสังเกตได้จากผู้ให้สัมภาษณ์ เช่น ผู้สมัครคนนี้ชอบหลบสายตาระหว่างสัมภาษณ์ หรือคนนี้เป็นคนพูดจาฉะฉาน
การจดบันทึกเนื้อหาการอบรมและ Workshop
นอกจากการทำงานแล้ว บางครั้งบริษัทก็อาจมีจัดอบรมหรือ Workshop เพื่อพัฒนาความสามารถของพนักงาน ซึ่งการจดเนื้อหาที่เป็นสาระความรู้แบบนี้ เราสามารถใช้วิธีจดโน้ตแบบ Cornell Method ได้ โดยวิธีนี้จะให้เราวาดกล่องเล็ก ๆ ในหน้ากระดาษ หรือเหลือพื้นที่หน้ากระดาษเอาไว้แยกกับส่วนที่จดอย่างละเอียด เมื่อเราเขียนจบหน้านั้น ๆ ให้เราลองคิดหาคำ Keyword สั้น ๆ ที่จะช่วยสรุปใจความและภาพรวมของสิ่งที่จดไว้และเขียนลงไปในกล่อง ช่วยประหยัดเวลาสำหรับการกลับมาอ่านทบทวนเนื้อหา
วิธีการเหล่านี้เป็นเพียงไอเดียการจดบางส่วนเท่านั้น ยังมีรูปแบบการจดอีกมากมายแตกต่างกันไปตามความถนัดส่วนตัว บางคนชอบจดเป็นลิสต์ บางคนชอบจดเป็น Mind maps สิ่งสำคัญคือเราควรเก็บทุก ๆ โน้ตเกี่ยวกับการทำงานที่เคยเขียนเอาไว้ในที่เดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา และควรกลับมาทบทวนในสิ่งที่เขียนไปอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง ครั้งละประมาณ 15 นาที เพื่อให้เราไม่หลงลืมเรื่องสำคัญไป
Thirakan Thongseenual เป็นนักเขียนที่มีประสบการณ์มากกว่า 3 ปี ที่ RabbitCare และ Asia Direct โดยมีความชำนาญในประกันรถยนต์ เน้นเขียนบทความที่เผยแพร่บน Blog และมีความเชี่ยวชาญด้าน SEO กว่า 4 ปี ซึ่งเป็นสิ่งที่เธอได้ใช้ในการสร้างความรู้และเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของ RabbitCare อย่างมีประสิทธิภาพ จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ปริญญาตรี สาขา Information Technology
