Payroll โปรแกรมที่ HR และมนุษย์เงินเดือนทุกคนควรรู้จัก!

พนักงานบริษัททุกวันนี้เคยสังเกตหรือไม่ว่าการจ่ายเงินเดือนของคนในบริษัทปัจจุบันเริ่มเปลี่ยนมาใช้ระบบ Payroll แทนที่ระบบเก่าที่ใช้คนทำบัญชีจ่ายเงินเดือนกันค่อนข้างมากแล้ว เพราะเป็นระบบที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้ทั้งผู้รับเงินเดือนและฝ่ายบุคคลให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดเวลาในการทำงานลงได้มาก แต่รู้กันหรือไม่ว่าโปรแกรม Payroll ใช้งานอย่างไร และมีผลดีในแง่ไหนบ้างสำหรับทั้งพนักงานและฝ่ายบุคคล บทความนี้จะรวบรวมมาให้อ่านกันว่าเราจะประโยชน์จากโปรแกรมนี้ได้อย่างไรบ้าง

Payroll คือ

โปรแกรมสำหรับคำนวณและจ่ายเงินเดือนแก่พนักงานบริษัท ที่จะมีธนาคารจะเป็นตัวกลางในการโอนเงินเงินเดือนเข้าบัญชีพนักงานแต่ละคนตามโปรแกรมที่ตั้งไว้โดยยอัตโนมัติ โดยพนักงานทั่วไปจะมีวิธีสังเกตเบื้องต้นว่าบริษัทของเราใช้ระบบอะไรในการทำเรื่องเงินเดือนให้ดูที่รหัสรายการโอนเงินเข้าสู่บัญชีของตัวเอง โดยรหัสการเดินบัญชีของและธนาคารจะแตกต่างกันออกไป แต่สามารถสังเกตได้ว่ารหัสของ Payroll จะแตกต่างจากการโอนเงินจากบัญชีอื่นเข้าสู่บัญชีออมทรัพย์ของเราเข้าตามปกติ ซึ่งในจุดนี้จะช่วยแยกแยะเงินเดือนออกจากการโอนประเภทอื่นได้อย่างชัดเจน เป็นประโยชน์สำหรับพนักงานที่จะต้องนำฐานเงินเดือนไปใช้ในการดำเนินการทางการเงินต่าง ๆ และที่สำคัญคือจะช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากคน (Human Error) อันจะสามารถเกิดขึ้นได้ในการทำเงินเดือนแบบเก่าผ่านไมโครซอฟต์เอ็กเซล แต่ในบริษัทขนาดเล็กที่ยังมีพนักงานเงินไม่มากก็อาจจะยังไม่มีการใช้โปรแกรม Payroll เข้ามาจัดการเงินเดือนเนื่องจากไม่คุ้มกับค่าธรรมเนียมที่ธนาคารจะเรียกเก็บเป็นค่าดำเนินการนั่นเอง

ประโยชน์ของการใช้งาน Payroll สำหรับผู้ประกอบการ

โดยหลักแล้วคือ ช่วยลดขั้นตอนในการทำเงินเดือนให้สะดวกสบายขึ้น ตั้งแต่จัดทำข้อมูลพื้นฐาน อาทิ ประวัติพนักงาน, โครงสร้างองค์กร, เงื่อนไขการจ่ายเงินได้-เงินหัก, เงื่อนไขการหักเงินกองทุนฯ , กำหนดงวดการจ่ายเงินเดือน จัดทำเงินเดือนประจำงวด, บันทึกพนักงานเข้างานใหม่, บันทึกการปรับเงินเดือน, บันทึกเงินได้เงินหักจาก OT หรือการหักเงินเดือนตามนโยบาย, บันทึกจำนวนวันทำงานพนักงานรายวัน, บันทึกพนักงานลาออกนำเข้าข้อมูลเงินเดือนและค่าจ้างพนักงาน รวมถึงดำเนินการการตรวจสอบข้อมูลได้แม่นยำที่ทำให้สามารถออกสลิปเงินเดือนได้เร็วกว่าระบบปกติ อีกทั้งยังช่วยลดภาระงานของฝ่ายบุคคลให้ทำเรื่องเงินเดือนได้ว่องไว ประหยัดต้นทุนทั้งคนและเวลาในกรณีที่บริษัทมีพนักงานจำนวนมาก นอกจากนี้โปรแกรม Payroll ก็มีฟังก์ชันในการช่วยคำนวณภาษีต่าง ๆ ไม่ว่าจะภาษี ณ ที่จ่าย หรือจะเป็นภาษีแบบอื่น ๆ และคำนวณประกันสังคมให้ด้วยในตัว เพื่อให้บริษัททำเรื่องจ่ายได้ภายในเวลาที่กำหนดเวลาไม่ว่าจะเป็นการจ่ายค่าจ้างรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดินก็ตาม และสิ่งที่สำคัญของการทำเงินเดือนด้วย Payroll คือจะมีความเป็นระบบระเบียบมากขึ้น เนื่องจากสามารถกำหนดประเภทของรายได้, รายการที่ต้องหักออก, รายการแยกตามแผนกหรือตามตำแหน่งได้ จึงง่ายต่อการจัดเก็บรวมรวมและดึงข้อมูลมาใช้ต่อสำหรับผู้ร่วมงานคนอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูล เช่น ฝ่ายบัญชีที่ต้องการข้อมูลไปทำบัญชีรวมบริษัท

หลักการทำงานของระบบ Payroll

คือ บริษัทจะต้องพิจารณาบริการจ่ายเงินเดือนพนักงานอัตโนมัติของแต่ละธนาคาร และดำเนินการสมัครบริการให้เรียบร้อย จากนั้นก็จะใช้บริการกำหนดเวลาจ่ายเงินเดือนได้ ซึ่งธนาคารจะจ่ายเงินเดือนให้อัตโนมัติโดยรับข้อมูลมาจากที่ HR ประมวลผลผ่านโปรแกรม Payroll ของบริษัท การคำนวณเพื่อเบิกจ่ายอัตโนมัติจะรวมไปถึงเงินโบนัส เงิน OT รวมไปถึงหักค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จนเป็นยอดสุทธิและโอนให้แก่พนักงานครับโดยไม่ต้องใช้คนในการคำนวณผ่านเอ็กเซลเหมือนแต่ก่อน ทั้งนี้ก็จะมีเงื่อนไขในการรับโอนเงินของลูกจ้างที่บริษัทส่วนใหญ่จะมีนโยบายให้พนักงานต้องมีบัญชีเงินฝากของธนาคารที่บริษัทในบริการ Payroll อยู่ เพราะหากเป็นการโอนเงินเดือนข้ามธนาคารผ่านโปรแกรมดังกล่าวก็จะมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมอีก นอกจากความสะดวกสบายของฝั่งผู้ประกอบการแล้ว บริการจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติของแต่ละธนาคารก็มักมีสิทธิพิเศษมอบแก่ลูกค้าที่รับเงินเดือนผ่านธนาคารของตน ทั้งด้านการเงิน อื่น ๆ รวมถึงจะมีสิทธิพิเศษให้กับสำนักงานเช่นกัน อาทิ บริการติดตั้งตู้เอทีเอ็มฟรี หรือ มีประกันกลุ่มแถมให้

ฟังก์ชันโปรแกรม Payroll

ของแต่ละแบรนด์จะมีความแตกต่างกันบ้างเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาว่าจะมีลูกเล่นอะไรเพิ่มขึ้นมาเพื่อสร้างจุดเด่นให้กับผลิตภัณฑ์ของตัวเองบ้าง แต่โดยทั่วไปแล้วสิ่งที่โปรแกรม Payroll สำเร็จรูปแทบทุกเจ้าสามารถทำได้ คือ การกำหนดประเภทรายได้และรายการหักออก, บันทึกรายได้และรายการหักออกแบบกลุ่ม, การเพิ่มเงื่อนไขของนโยบายแต่ละบริษัทในการคำนวณ เช่น การปัดทศนิยม, การทำ Pay slip ให้พนักงานแต่ละคน, การคำนวณภาษี, การคำนวณรายได้หรือรายจ่ายที่ถูกยกเว้นภาษี หรือสามารถลดหย่อนภาษีได้, การคำนวณเงินหักจ่ายประกันสังคม หรือ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพอื่น ๆ , การกำหนดรูปแบบการจ่ายค่าจ้างเป็นงวด และการเรียกดูรายงานเงินเดือนของแต่ละเดือนเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง โดยจะมีระบบที่สามารถ Import และ Export ไฟล์ไปใช้ในโปรแกรมอื่น อาทิ Microsoft Excel หรือทำให้ออกมาเป็นไฟล์ Text เพื่อนำส่งให้ธนาคารทำการตั้งเวลาจ่าย หรือส่งไปรายงานส่วนงานราชการที่เกี่ยวข้องได้ ซึ่งผู้ที่อยู่ในตำแหน่งเจ้าหน้าที่ Payroll ก็จะสามารถเรียนรู้การใช้งานได้ไม่ยาก และหากมีพนักงานลาออกก็จะส่งต่องานได้ง่ายกว่าการคำนวณเงินเดือนแบบเดิมอีกด้วย

เมื่อพูดถึงประโยชน์ของ Payroll สำหรับเจ้าของกิจการไปแล้ว คราวนี้มาพูดถึงประโยชน์ในมุมของพนักงานกันบ้าง รู้หรือไม่ว่าบุคคลทั่วไปก็สามารถใช้ประโยชน์จาก Payroll ได้ทั้งทางตรงและทางอ้อมเลยเช่นกัน

• ประโยชน์ในการจัดทำเอกสารภาษีต่าง ๆ

จะเห็นได้อย่างชัดเจนเลยว่าโปรแกรมนี้สามารถใช้จัดการเงินเดือนและภาษีให้กับพนักงานจำนวนมากของบริษัทได้อย่างง่ายดาย ฉะนั้นแล้วการทำคำนวณภาษีต่าง ๆ ของคนเดียวก็ย่อมจะทำได้ไม่ยากราวกับปลอกกล้วยเข้าปาก เพียงแค่มนุษย์เงินเดือนอย่างพวกเราลองศึกษาวิธีใช้งาน ซื้อและดาวน์โหลดซอฟต์แวร์จากผู้พัฒนาที่เชื่อถือได้มาใช้ดู โปรแกรมนี้ก็จะเป็นผู้ช่วยแก่เราได้ทั้งการทำรายงานเงินสมทบกองทุนทดแทน เอกสารสำหรับยื่นแบบ ภ.ง.ด.90 หรือ ภ.ง.ด.91 ส่งให้กับกรมสรรพากร เมื่อถึงกำหนดชำระภาษีประจำปี หรือเพียงแค่บริษัทใช้ Payroll พนักงานก็จะสามารถดาวน์โหลดไฟล์เพื่อนำส่ง ภงด.1 และ สปส.1-10 ได้อย่างง่ายดายเลย

• ประโยชน์ในการยื่นขอสินเชื่อ

สำหรับประโยชน์ทางอ้อมจากการที่บริษัทใช้ระบบ Payroll พนักงานก็จะได้รับสิทธิพิเศษในยื่นขอสินเชื่อต่าง ๆ กับธนาคารที่บริษัทใช้บริการอยู่ไปด้วย โดยจะขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของแต่ละสถาบันฯ ว่าจะให้สิทธิพิเศษอะไร อาจจะเป็น อัตราดอกเบี้ยพิเศษ วงเงินกู้พิเศษ หรือระยะเวลาในการผ่อนชำระนานเป็นพิเศษ ก็อาจเป็นได้ทั้งนั้น นอกจากนี้ถ้าหากไปยื่นกู้กับธนาคารใดก็ตามการมีฐานเงินเดือนในระบบ Payroll ก็จะทำให้สามารถตรวจเช็กความสามารถในการชำระหนี้ได้สะดวก สินเชื่อถูกพิจารณาได้เร็ว และอนุมัติง่ายยิ่งขึ้นไปด้วย

มนุษย์เงินเดือนในยุคเทคโนโลยีอย่างพวกเรา หากว่าลองได้ศึกษาความรู้ให้รอบด้านมากขึ้นแล้ว ก็จะพบว่ามีโปรแกรมเครื่องทุ่นแรงที่มีประโยชน์ต่อการใช้ชีวิตประจำวันอยู่อีกมากมายให้เราลองนำมาประยุกต์ใช้ ดังเช่นที่โปรแกรม Payroll นั้นมีประโยชน์กับการเงินและการยื่นภาษีของเหล่าพนักงานประจำเป็นอย่างมาก

แต่แม้ว่าเรื่องอื่น ๆ จะมีตัวช่วยให้เบาแรงมากขึ้นขนาดไหน แต่กับชีวิตที่ไม่มีความแน่นอน ไม่รู้ว่าจะมีเหตุด่วนเหตุร้ายเกินขึ้นกับชีวิตวันไหน โปรแกรมคอมพิมเตอร์ก็ยังไม่สามารถช่วยเราผ่อนหนักเป็นเบาในเรื่องการเงินได้อยู่ดี แรบบิท แคร์ จึงขอแนะนำ สินเชื่อส่วนบุคคล ที่ใช้ได้ทุกวัตถุประสงค์ ช่วยวางแผนการเงินให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น หมดกังวลเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินที่ต้องใช้เงินก้อนใหญ่ แถมยังยืดหยุ่นถูกใจเพราะจะถอนครั้งเดียวหรือทยอยถอนมาใช้ก็ได้ทั้งนั้น ให้ทุกความฝันและชีวิตที่ต้องใช้เงินได้เดินไปข้างหน้าต่ออย่างไม่สะดุด